Con 230 personas inscritas, AgroNegocios celebró en la tarde de ayer un nuevo encuentro digital para ahondar en el tema del registro de contratos alimentario, en esta ocasión desde un enfoque práctico con el objetivo de explicar cómo es posible reducir en un 80% en el tiempo invertido en este registro, obligatorio ya para todo el sector agroalimentario desde el pasado mes de julio. Para la realización de este webinar, hemos contado con la colaboración de Banco Sabadell, y las empresas gallegas Docuten y Grupo Lence.
El encuentro fue moderado por la periodista agroalimentaria Elisa Plumed, quien presentó a los dos intervinientes, Daniel Cerqueiro, CEO de la tecnológica Docuten, empresa que tiene como objetivo principal convertir a sus clientes en empresas “sin papel” gracias a la digitalización administrativa, y María José Fandiño, responsable de Tecnología Informática de Lence, grupo lácteo sexto productor en España de leche UHT y, en este caso, ejemplo de implementación de la plataforma digital creada por Docuten para el registro de contratos alimentarios.
La digitalización de los contratos entre el productor agroalimentario y el comprador es un mandato de la Ley de la Cadena Alimentaria, en vigor desde el pasado mes de enero de manera voluntaria y obligatorio desde julio., cuyo objetivo último es aumentar la transparencia entre los eslabones de la misma, registrando y firmando unas operaciones de compraventa que hasta hace bien poco sólo eran selladas y confiadas a un “apretón de manos”.
Así, María José Fandiño destacó en su intervención que el registro digital que su empresa ha implantado con la colaboración de Docuten supone cumplir con la legislación, automatizando el proceso administrativo de registro de los contratos que mantienen con más de 350 explotaciones lácteas de una manera sencilla y bajo tres principios: eficiencia, seguridad y rapidez.
Según la responsable tecnológica de este grupo lácteo, encontrar cómo reducir el tiempo y el personal que se dedicaba al registro de contratos con sus proveedores fue todo un desafío que la plataforma digital de Docuten les ha permitido saldar con éxito, liberándose de posibles sanciones por parte de la AICA -organismo oficial receptor y gestor en última instancia del cumplimiento de este registro- y “ya dormir muy tranquilos por este tema, al igual que nuestros ganaderos.”
María José Fandiño subrayó que, como toda novedad, el proceso de digitalización llevado a cabo conjuntamente con Docuten, fue más lento la primera vez que lo implantaron, aunque ahora en 3 días el grupo lácteo es capaz de mandar, firmar y registrar en AICA todos los cientos de contratos que generan habitualmente.
Asimismo, la directora de Lence destacó que, de sus más de 350 socios ganaderos, en un principio el 4% de los mismos quiso mantener en papel el registro de sus contratos, aunque hoy ya el 99% de sus proveedores están utilizando el procedimiento digital. Para Fandiño, cualquier empresa que maneje un volumen de contratos parecido es indispensable que se plantee su digitalización, proceso que, además, le abrirá las puertas a otros proyectos, como es la gestión de recursos humanos, otros contratos con otros proveedores o clientes, facturas electrónicas, digitalización en sus plantas, etc.
Por su parte, Daniel Cerqueiro explicó el proceso de digitalización administrativa que Docuten ofrece a sus clientes (firma digital, facturación electrónica y registro automático de contratos alimentarios en AICA), en el caso del registro de contratos gestionando el proceso automático que se inicia cuando su cliente envía a su proveedor a través de Docuten el documento mercantil a firmar, generando copia a ambas partes, la remisión del mismo a la AICA para su registro, y la emisión de comprobantes de registro y envío de nuevo al cliente.
Previamente a la subida de un contrato a AICA entre un proveedor y un comprador, según destacó Cerqueiro, éste debe ser firmado por los agentes intervinientes, por lo que la firma digital ayuda a automatizar el proceso, reduciendo el tiempo y el material invertido, también autentificándolo. Para ello, Docuten ha obtenido de la UE la Certificación como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza relativo a la identificación electrónica y transacciones electrónicas, avalando así a nivel europeo su servicio de firma digital.
El CEO de Docuten subrayó que, después de que los contratos son firmados electrónicamente, su empresa los sube automáticamente a la AICA junto con los documentos complementarios que sean necesarios, obteniendo el cliente por notificación electrónica un comprobante de que su documentación se ha registrado correctamente.
Asimismo, y como toda vez que la normativa de registro de contratos alimentarios recoge la obligatoriedad de guardar, durante 4 años, no solo éstos sino toda la documentación relacionada, Docuten garantiza la custodia de los mismos durante esos 4 años en una plataforma 100% segura y legal, con una accesibilidad rápida a esta documentación muy útil en caso de inspección.
El encuentro digital concluyó con las respuestas a preguntas sobre cuestiones específicas del procedimiento de registro planteadas a los dos invitados, que las personas que se han registrado interesadas podrán visualizar en breve de nuevo a través de nuestro canal de youtube.
Más información: https://www.agronegocios.es/agronegocios/especiales/23wb-registro/?utm_medium=web&utm_source=wb-registro&utm_campaign=wb-registro-noticia
Este contenido es únicamente para usuarios registrados.
